Para informatizar e simplificar o envio dos dados dos trabalhadores para o governo federal, foi criado o Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais Previdenciárias e Trabalhistas (eSocial). Com isso, as empresas precisarão rever seus processos internos e se adaptar às novas regras.

O eSocial já está em vigor e altera vários procedimentos de envio de declarações, termos, formulários e documentos relacionados aos funcionários. Por isso, é preciso entender melhor como funciona e quais as principais mudanças dessa plataforma.

O que é o eSocial?

O eSocial faz parte do Sistema Público de Escrituração Digital (Sped), implementado pelo governo federal, e tem o objetivo de unificar o recebimento de informações previdenciárias, trabalhistas e tributárias das empresas.

Com a plataforma, todos os empregadores e trabalhadores de empresas de todos os segmentos e portes estão conectados aos órgãos do governo federal que gerenciam os dados dessa área. São eles:

  • Secretaria da Receita Federal;
  • Instituto Nacional do Seguro Social (INSS);
  • Ministério da Previdência;
  • Caixa Econômica Federal;
  • Ministério do Trabalho e Emprego.

Essas informações compõem um único banco de dados, padronizado e simplificado, que abrange mais de 40 milhões de trabalhadores e mais de 8 milhões de empresas.

Na prática, o que irá mudar é o meio de envio dessas informações, pois os dados já são registrados pelas empresas e enviados, de alguma forma, para os órgãos do governo responsáveis por cada área. 

Com a entrada do novo sistema, há um único caminho, o eSocial Empresas, para executar 15 obrigações fiscais, previdenciárias e trabalhistas:

  • Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social (GFIP);
  • Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (Caged);
  • Relação Anual de Informações Sociais (RAIS);
  • Livro de Registro de Empregados (LRE);
  • Comunicação de Acidente de Trabalho (CAT);
  • Comunicação de Dispensa (CD);
  • Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS);
  • Perfil Profissiográfico Previdenciário (PPP);
  • Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte (DIRF);
  • Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais (DCTF);
  • Quadro de Horário de Trabalho (QHT);
  • Manual Normativo de Arquivos Digitais (Manad);
  • Folha de pagamento;
  • Guia de Recolhimento do FGTS;
  • Guia da Previdência Social (GPS).

Para que serve?

Este sistema é parte de um processo de transformação digital voltado a combater a sonegação fiscal e garantir que as empresas e os trabalhadores estão cumprindo suas respectivas obrigações.

O ambiente virtual também oferece maior segurança e reduz a burocracia, já que elimina a repetição de diversas informações que, anteriormente, eram fornecidas em documentos separados.

Com a centralização dos dados, o tempo dos profissionais é otimizado, por isso o processo tende a ficar mais ágil com o tempo.

Vantagens e desvantagens do eSocial

A unificação e centralização das informações tem o objetivo de dar mais transparência à empresa e aos colaboradores, que podem acompanhar o preenchimento dos dados e ter maior agilidade na efetivação de seus direitos trabalhistas e previdenciários.

Além disso, há um aumento da fiscalização e da garantia de que todas as exigências sejam cumpridas.

Para o governo, as vantagens envolvem o recebimento dos dados de forma padronizada e em uma única plataforma, melhorando sua capacidade de controle e fiscalização sobre as empresas.

Ao eliminar a redundância dos dados, os órgãos governamentais também aumentam a qualidade das informações e podem agilizar a garantia de direitos previdenciários e trabalhistas.

Para as empresas, há maior segurança no armazenamento dos dados e facilidade no envio e correção das informações, reduzindo o retrabalho.

Ao utilizar o mesmo sistema e reduzir a duplicação dos dados, também é possível substituir processos manuais por processos automatizados, melhorando o controle dos dados e a eficiência operacional da empresa.

Porém, o cadastro tornou-se mais complexo e exige preparo dos empregadores para fornecer as informações da forma correta e no prazo determinado.

Principais mudanças no eSocial

O eSocial será obrigatório para todas as empresas, por isso é fundamental entender como será o impacto dessa mudança para as organizações.

Porém, é preciso ressaltar que a nova plataforma não altera a legislação trabalhista, pois o que muda é a forma de registrar as informações e transmiti-las para o governo. Mesmo assim, as empresas precisarão fazer algumas mudanças em três pilares:

Pessoas

O eSocial impacta todos os funcionários, por isso é importante comunicá-los das mudanças de processos, prazos e novas regras. 

Também é importante realizar treinamentos sobre a importância de manter os dados cadastrais atualizados, que será essencial para a empresa se manter em dia com as obrigações. 

Para isso, é importante que as áreas de Contabilidade, Recursos Humanos, e outras afetadas pela mudança, recebam o apoio dos gestores e executivos.

Processos

Diversos processos internos da organização serão afetados pela mudança, por isso é importante fazer um mapeamento e revisão para verificar se todos os requisitos estão sendo cumpridos.

Lembre-se que a nova plataforma exige o preenchimento de novos campos, portanto, mantenha os registros atualizados dos colaboradores e garanta que a empresa tenha análises de riscos, laudos técnicos e outros documentos necessários para atividades insalubres, periculosas ou executadas durante a noite.

Sistemas

Os sistemas internos da empresa serão um dos pilares mais afetados pela mudança do eSocial. 

Assim, a partir da revisão dos processos, as empresas devem analisar quais serão as adequações necessárias nos sistemas atuais.

Com isso, é possível identificar a aquisição de novas plataformas ou a contratação de profissionais especializados para garantir que os novos requisitos estão sendo cumpridos, evitando a aplicação de multas e sanções administrativas.

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